Чеки для отчётности: что это

Работа в фирме, компании или на предприятии часто сопровождается потребностью командировок. Поездки бывают на любые расстояния и сроки. Командировать могут как в соседний город или регион, так и в другую страну, и не только ближнего зарубежья. Однако работодатель обязан оплатить все сопутствующие расходы. Сотрудник, в свою очередь, должен предоставить документы, подтверждающие факт и целевую трату средств. То есть следует скрупулёзно собирать все чеки на протяжении командировки.

Нередко бывает, что в спешке и суете просто забываешь попросить администрацию подготовить документ. В таких случаях следует купить чеки для отчетности, чтобы предоставить их руководству или бухгалтерии. На сегодняшний день это самый простой способ не только избежать проблем с обвинением в нецелевой растрате средств, но и оправдать расход бюджета предприятия перед контролирующими органами. Поэтому пренебрегать необходимостью хранения чеков (или их покупкой при случае) не стоит.

Суть командировок

Нынешние законы бизнеса диктуют свои правила в организации деятельности. И для успешного ведения дел крайне важно расширение рынка интересов и сфер влияния. Это понятие включает не только распространение продукции по соседним и удалённым регионам, но и поиск инвесторов, партнёров, открытие филиалов в иных областях или даже обмен опытом с коллегами из соседних стран. То есть требуется суметь заявить о себе и сделать свою продукцию узнаваемой не только на внутреннем рынке.

Важно, чтобы о компании и товарах/услугах знали даже в самых удалённых областях страны. Это лучшее свидетельство удачного развития бизнеса, а значит – увеличение оборотов производства и продаж. Для достижения таких целей и требуется личное вмешательство ведущих специалистов, их командировки.

Обычно деловые поездки открывают перспективу карьерного роста, да и просто интересны с точки зрения познания страны, других практик производства. Посылая сотрудника в командировку, руководство предприятия доверяет ему важную миссию – грамотно презентовать компанию, её деятельность, преимущества продукции и сотрудничества. От того, насколько удачной будет работа специалиста в деловой поездке, напрямую зависит успех продвижения бизнеса, а значит, и развития предприятия. Однако любая командировка, даже на близкие расстояния влечёт за собой денежные расходы. Они могут быть охарактеризованы разными статьями и даже отличаться по объёму.

Основные траты в командировке

В зависимости от длительности и удалённости поездки, растраты отличаются. Основные статьи включают в себя:

• расходы на дорогу – покупку билетов на общественный транспорт или топлива для собственного авто;
• питание. Конечно, речь идёт не о роскошных ресторанах, а об обычных комплексных обедах в кафе. В зависимости от длительности пребывания в поездке, количество посещений заведений общепита может отличаться;
• проживание. В дальних командировках, когда нет возможности вернуться домой к ночи, необходимо позаботиться о пристанище – снять номер в гостинице или квартиру.

Обычно сотруднику выдаётся определённая сумма. В статье расходов предприятия они так и обозначаются – командировочные. Рассчитываются они следующим образом – берутся средние расценки на все статьи расходов (с учётом особенностей региона деловой поездки), определяется суточный бюджет и умножается на количество дней. На выделенные деньги сотрудник компании должен обеспечить своё пребывание в командировке.

Однако возможен другой сценарий. Сотрудник может лично оплатить расходы, после чего предприятие компенсирует затраты. В любом из случаев обязательно потребуются чеки. Брать их стоит каждый раз при выписке из гостиницы, после обеда в кафе, заправки автомобиля. Такие документы имеют статус официальных, и подкрепляются к отчётам предприятия для ГНИ.